Welke crypto-administratie je moet bewaren, en hoe lang

De duurste fout die Nederlandse crypto-spaarders maken, is niet dat ze te veel belasting betalen. Het is dat ze in een slecht jaar geen tegenbewijs kunnen leveren, omdat de exchange waar ze zaten inmiddels hun oude jaaroverzichten niet meer toont.

Dat is een probleem dat je één keer per jaar in tien minuten voorkomt.

Waarom je het nodig hebt

Er zijn drie momenten waarop iemand je om cijfers vraagt.

Bij de aangifte zelf. Je hebt de waarde op 1 januari nodig, en die moet je ergens vandaan halen.

Bij de tegenbewijsregeling. Wil je aantonen dat je werkelijke rendement lager was dan het forfait, dan moet je de begin- en eindwaarde van je hele box 3-vermogen kunnen laten zien, plus je stortingen en opnames. Zonder bewijs geen tegenbewijs.

Bij een vraag van de Belastingdienst achteraf. Die kan jaren later komen, en dan is de vraag niet of je destijds gelijk had, maar of je het nog kunt laten zien.

De vier documenten

Per jaar, per plek waar je crypto staat:

Het jaaroverzicht van je exchange. Vrijwel elke Nederlandse exchange levert die begin januari. Sla hem op als pdf, niet als link. Accounts worden gesloten, bedrijven worden overgenomen, en overzichten verdwijnen.

Een schermafdruk of export van je saldo op 1 januari. Ook van wallets die je zelf beheert, want daarvoor bestaat geen jaaroverzicht. Datum en tijd moeten zichtbaar zijn.

De volledige transactiegeschiedenis van dat jaar, als csv. Die heb je nodig om je stortingen en opnames te bepalen voor het tegenbewijs, en om later een reconstructie te kunnen maken als er iets niet klopt.

Een eigen notitie met je uitgangspunten. Welke koersbron je hebt gebruikt, hoe je een lastige post hebt gewaardeerd, en waarom. Eén A4 is genoeg. Dit document is verrassend vaak het enige dat een discussie beslecht, omdat het laat zien dat je een consistente methode had.

Hoe lang bewaren

De algemene bewaartermijn voor particulieren wordt meestal op vijf jaar gesteld, aansluitend bij de termijn waarbinnen de Belastingdienst een aanslag kan navorderen. Voor buitenlands vermogen loopt die termijn op tot twaalf jaar.

Praktisch advies: bewaar het gewoon permanent. Het gaat om een paar bestanden per jaar en de opslag kost je niets. De tegenbewijsregeling loopt bovendien over meerdere jaren terug, en het jaar dat je weggooit is standaard het jaar dat je later nodig had.

Hoe je het opslaat

Eén map, per jaar een submap. Bestandsnamen die zichzelf uitleggen: 2026-01-01 jaaroverzicht bitvavo.pdf.

Zet die map op minstens twee plekken. Een cloudmap plus een externe schijf, of twee verschillende clouddiensten. Eén kopie is geen back-up.

En de belangrijkste regel: zet nooit je herstelwoorden of privésleutels in deze map. Dit is administratie, geen kluis. Je jaaroverzichten mogen bij je boekhouder liggen; je seed phrase nooit ergens waar hij digitaal te vinden is. Hoe je dat wel doet, staat in welke hardware wallet past bij een spaarder.

Wat er verandert nu de exchanges zelf rapporteren

Sinds 1 januari 2026 houden cryptodienstverleners in de EU gegevens over hun klanten bij en melden zij die uiterlijk 31 januari 2027 aan de Belastingdienst. Het ligt voor de hand dat cryptogegevens daarna vaker vooringevuld of gecontroleerd terugkomen in de aangifte.

Dat maakt je eigen administratie niet overbodig, om twee redenen. Vooringevulde gegevens kunnen fout zijn, en dan wil je kunnen laten zien wat wel klopt. En de rapportage van exchanges dekt nooit het deel dat je in eigen beheer hebt, want daar heeft niemand zicht op behalve jij.

Tien minuten in januari

Zet een terugkerende herinnering voor half januari. Download de jaaroverzichten, maak de schermafdrukken, exporteer de transacties, en schrijf drie regels op over wat je hebt gedaan.

Dat is het hele systeem. Het levert je geen rendement op en het is niet interessant. Het is wel het verschil tussen een aangifte die vijf minuten kost en een middag reconstrueren onder tijdsdruk, jaren later.

Dit artikel is algemene informatie, geen belastingadvies. Bewaartermijnen kunnen per situatie verschillen; controleer je eigen geval bij de Belastingdienst of je adviseur.